会議を始める前に、「何のために会議を開くのか」「何を決めたいのか」「やり方とスケジュール」などを明確にして参加者全員で共有するための会議設計をします。
言いたいことが言えないまま、発散できずに会議が終わってしまうと、決まった事にも不満が残り、協力したくないという人も出てきます。会議設計のルールと合わせて、傾聴の態度で話を聞く事で参加者が思っていることを引き出すことができます。
※「傾聴」とは、相手の発言をよく理解しようとして、意識的に話を聴く事
参加者から意見を引き出せたら、次は意見を噛み合わせて整理する必要があります。参加者の発言は空中を飛び交い、目には見えません。意見を書きだし、会議を見える化することで、参加者に安心感を与え、話合いの発想を活性化させることができます。
意思決定の質と、納得性の両立には、合理的かつ民主的な合意形成が基本となります。対立解消の方法を知っておき、各人にとっては必ずしも最良の案ではなくても、参加者全員が支持できる案をチーム全体で創り出しましょう。会議の進行役はいろいろなやり方があることを示し、話合いの土俵を広げ、そもそも何をしたいのかを考えさせ、互いに理解させましょう。